Bedrijfsevenement organiseren? Zo houd je de regie

Een bedrijfsevenement organiseren lijkt in het begin overzichtelijk. Je kiest een datum, boekt een ruimte en stuurt een uitnodiging. Toch zit het meeste werk in de dingen die gasten niet zien. Wie zonder plan begint, merkt dat budget, personeel en planning elkaar steeds beïnvloeden. Daarnaast moet je afspraken met leveranciers en gasten op elkaar afstemmen. Een zakelijk evenement eindigt dan snel in losse eindjes en haastige keuzes. Met een vaste volgorde houd je de regie, ook als er onderweg iets verschuift.

Begin bij doel, doelgroep en budget

Wie een bedrijfsevenement wil organiseren, begint met een doel in één zin. Wil je klanten bedanken, een nieuw product laten zien of collega’s samenbrengen? Dat doel bepaalt het programma, de sfeer en de gastenlijst. Zonder doel kun je achteraf ook niet zeggen of het gelukt is. Leg het doel daarom vast en deel het met iedereen die meewerkt.

Daarna kijk je naar de gasten. Je kunt de doelgroep scherp bepalen door na te gaan wie je wilt bereiken en wat die mensen verwachten. Klanten willen een andere avond dan een team collega’s. Koppel er vervolgens een budget aan. Reken daarbij niet alleen op de zaalhuur, maar ook op catering, techniek, personeel en een buffer voor onvoorziene kosten. Vraag bij leveranciers meerdere offertes aan en vergelijk wat daarin is inbegrepen.

Reken ook op mensen die je gasten ontvangen

Veel organisatoren denken pas aan personeel als de rest vaststaat. Toch bepaalt de ontvangst hoe gasten de rest van de dag ervaren. Iemand moet namelijk gasten verwelkomen, namen afvinken en de weg wijzen naar de juiste zaal. Wie dat niet intern wil oplossen, kan een gastvrouw inhuren die gasten registreert, vragen beantwoordt en grote groepen begeleidt. Zo houden jij en je collega’s tijd over voor gesprekken met je gasten.

Bij een kleine bijeenkomst kan een collega deze rol prima vervullen. Overleg dan vooraf wat de ontvangst precies inhoudt. Spreek af wie de gasten welkom heet, waar de registratie staat en wie vragen over het programma beantwoordt. Zorg er bovendien voor dat iedereen die helpt het draaiboek kent. Een goed voorbereide ontvangst voorkomt wachtrijen bij de ingang en onduidelijkheid over de route.

Kies een locatie en datum die bij je gasten passen

Een locatie moet vooral praktisch werken. Let op de bereikbaarheid, de parkeermogelijkheden en de capaciteit voor je groep. Controleer ook of beeld en geluid beschikbaar zijn als je wilt presenteren. Kijk bovendien of er naast het programma ruimte is voor de catering en voor rustige gesprekken. Bezoek de plek bij voorkeur vooraf, zodat je ziet hoe gasten erdoorheen lopen.

Past de sfeer bij het doel, dan is een unieke vergaderlocatie vaak een goede keuze. Een andere omgeving geeft een bedrijfsevent meteen een eigen karakter. Kies de datum daarna op tijd, want populaire locaties zijn snel volgeboekt. Denk ook na over het tijdstip, want een middag past bij een andere groep dan een avond. Vermijd periodes waarin veel gasten op vakantie zijn of waarin andere evenementen in jouw branche plaatsvinden.

Zet de dag zelf op papier in een draaiboek

Een draaiboek maakt van losse afspraken een werkbaar schema. Noteer per tijdstip wat er gebeurt en wie daarvoor verantwoordelijk is. Denk aan de opbouw, de aankomst van gasten, het programma, de catering en het opruimen. Vermeld ook de telefoonnummers van leveranciers, zodat je bij problemen niet hoeft te zoeken. Wijs daarnaast één eindverantwoordelijke aan die beslissingen neemt.

Bouw ook ruimte in voor tegenslag. Een spreker kan te laat zijn, de techniek kan haperen of er melden zich meer gasten dan verwacht. Bedenk vooraf wat je dan doet en wie die beslissing neemt. Loop het schema daarna met iedereen door die meewerkt, ook met de locatie en de cateraar. Zo weet elk teamlid wat er van hem of haar wordt verwacht. Geef iedereen daarom een uitgeprint exemplaar mee op de dag zelf.

Evalueer wat het evenement heeft opgeleverd

Na afloop begint het laatste onderdeel: terugkijken. Bedank je gasten kort na afloop en vraag meteen om hun mening. Je kunt de tevredenheid van je gasten meten met een korte enquête die je de dag erna verstuurt. Vraag naar het programma, de locatie en de ontvangst. Vergelijk de antwoorden vervolgens met het doel dat je vooraf had vastgesteld.

Leg ook vast wat goed liep, wat beter kan en hoe de werkelijke kosten zich verhouden tot het budget. Noteer bovendien met welke leveranciers de samenwerking prettig verliep. Zo hoef je een volgend bedrijfsevenement niet opnieuw vanaf nul te organiseren. Een bijeenkomst die goed is voorbereid en daarna wordt geëvalueerd, wordt elke keer sterker. Dat maakt van een los evenement een vast onderdeel van je aanpak.